Politique de confidentialité
Cette politique a pour vocation d’exposer les engagements de Provexi en matière de collecte et de traitement de données à caractère personnel.
Préambule
Dans le cadre de ses activités, Provexi collecte et traite vos Données à caractère personnel dans le respect de la loi Informatique et Libertés modifiée et du Règlement Général sur la Protection des Données à caractère personnel (RGPD) afin de répondre à vos besoins et vos demandes.
Le présent document a pour but d’expliquer les principes et les engagements de Provexi en matière de protection des Données à caractère personnel.
Il a notamment pour objectif de vous informer sur :
- Les Données à caractère personnel que Provexi collecte et les raisons de ces collectes,
- La façon dont seront utilisées vos Données à caractère personnel,
- Vos droits en qualité de personne concernée par nos traitements de données.
Cette Politique s’applique à tous les services de Provexi quelle que soit leur nature.
La présente Politique s’applique à l’ensemble des sites internet et applications gérés par Provexi.
Quel est le champ d’application de cette politique ?
La Politique concerne toute personne physique en lien avec Provexi.
Qui est/sont le(s) Responsable(s) du Traitement de vos données à caractère personnel ?
Le responsable des traitements des données à caractère personnel est : Provexi Scop SA à directoire et conseil de surveillance, au capital variable, inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés de Troyes, sous le numéro 44860472800023, dont le représentant légal est Benoit DESVIGNES, président du directoire, dont les coordonnées sont : info@provexi.fr
Comment Provexi met-elle en œuvre la protection des Données à caractère personnel ?
Provexi répond aux obligations suivantes :
- D’intégrer en amont des projets, la protection des données à caractère personnel : « Privacy by Design ».
Provexi s’engage à prendre en compte la protection de vos Données à caractère personnel et de votre vie privée dès la conception des services qui vous sont proposés permettant ainsi de minimiser les risques d’un non-respect des principes du RGPD et de la loi Informatique et Libertés modifiée.
Ainsi, des mesures techniques et organisationnelles appropriées et proportionnées au traitement des Données à caractère personnel sont prises au regard de la finalité recherchée par Provexi dans le traitement envisagé.
L’application de ce principe permet donc de mettre en œuvre des mesures préventives permettant de limiter les risques à l’égard des Données à caractère personnel.
- D’assurer par défaut, le plus haut niveau de protection des données à caractère personnel : « Privacy by default ».
Provexi met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à garantir que par défaut, une sécurisation optimale des traitements est organisée et mise en œuvre.
Quels sont les traitements concernés par cette politique ?
| REGISTRE DES TRAITEMENTS | Catégories de personnes concernées |
| SERVICE DATA ET CLIENT | |
| Gestion de comptes clients | Clients, Prestataires des clients, Locataires, Visiteurs |
| Traitement de dossiers, suivi et pilotage | Clients, Prestataires des clients |
| SERVICE SUPPORT – COMMERCIAL | |
| Prospection entrante | Prospects |
| Contrats clients | Clients |
| Proposition commerciale | Clients et Prospects |
| Gestion courante client (et leurs prestataires) | Clients |
| Gestion visiteurs salon | Clients et Prospects |
| Relations clients | Clients |
| SERVICE SUPPORT – RESSOURCES HUMAINES | |
| Recrutement du personnel | Candidats |
| Constitution d’une CVthèque | Candidats |
| SERVICE SUPPORT – DAF | |
| Communication aux clients/fournisseurs | Clients, Fournisseurs, Anciens clients, Anciens fournisseurs |
| Gestion des évènements | Prestataires |
| Traitement du flux entrant | Clients, Fournisseurs, Anciens clients, Anciens fournisseurs, Prestataires, Candidats |
Pour quelles finalités Provexi recueille-t-elle des Données à caractère personnel ?
Provexi s’engage à ne collecter que des données strictement nécessaires pour réaliser le traitement et à ne pas détourner ces données de la finalité pour laquelle elles ont été initialement collectées.
Provexi collecte et traite les données nécessaires pour les finalités décrites ci-dessous (indiquer les données et les finalités) :
| TRAITEMENTS | FINALITES | CATEGORIE DE DONNEES |
| SERVICE DATA ET CLIENT | ||
| Gestion de comptes clients | Création et gestion des accès sur la plateforme, Gestion relation client, Historique des connexions | État civil, identité, données d’identification, images… Données de connexion (adresse IP, logs, etc.) |
| Traitement de dossiers, suivi et pilotage | Gestion des données patrimoniales, Gestion des documents règlementaires et techniques, Notifications et alertes, Stockage de documents | État civil, identité, données d’identification, images… Données de localisation (déplacements, données GPS, GSM, etc.) Vie professionnelle (CV, école, formations, distinctions, …) Données bancaires |
| SERVICE SUPPORT – COMMERCIAL | ||
| Prospection entrante | Collecte d’informations, Conservation des données, Répondre à la demande prospect, Constitution d’un historique | État civil, identité, données d’identification, images… |
| Contrats clients | Contractualiser nos relations commerciales | État civil, identité, données d’identification, images… |
| Proposition commerciale | Répondre à une demande prospect/client, Envoi d’une proposition chiffrée | État civil, identité, données d’identification, images… |
| Gestion courante client (et leurs prestataires) | Gestion des comptes clients, Transmissions des besoins clients en interne | État civil, identité, données d’identification, images… |
| Gestion visiteurs salon | Envoi d’un mailing post salon, Analyse statistique des visites sur le stand, Recontacter des visiteurs identifiés comme prospects | État civil, identité, données d’identification, images… Données de localisation (déplacements, données GPS, GSM, etc.) |
| Relations clients | Envoie de cadeaux et invitations, Identification des opportunités | État civil, identité, données d’identification, images… Vie personnelle (habitudes de vie, situation familiale, etc.) Vie professionnelle (CV, école, formations, distinctions, …) |
| SERVICE SUPPORT – RESSOURCES HUMAINES | ||
| Recrutement du personnel | Réception et enregistrement des candidatures adressées à Provexi par tous les canaux, Gestion de la procédure de recrutement en lien avec les managers, Réponses aux candidats, Création d’indicateurs, de statistiques et comptes-rendus d’activité sur le recrutement | État civil, identité, données d’identification, images… Vie professionnelle (CV, école, formations, distinctions, …) Informations d’ordre économique et financier (revenus, situation financière, situation fiscale, etc.) Infractions, condamnations, mesure de sécurité |
| Constitution d’une CVthèque | Stockage des CV des candidats pour potentiel recrutement ultérieur | Vie professionnelle (CV, école, formations, distinctions, …) |
| SERVICE SUPPORT – DAF | ||
| Communication aux clients/ fournisseurs | Facturation de nos prestations, Recouvrement, Exécution des prestations, Règlement des achats | État civil, identité, données d’identification, images… |
| Gestion des évènements | Organisation de l’évènement | État civil, identité, données d’identification, images… |
| Traitement du flux entrant | Traitement du courrier entrant, Traitement du courrier sortant | État civil, identité, données d’identification, images… Données de localisation (déplacements, données GPS, GSM, etc.) Vie professionnelle (CV, école, formations, distinctions, …) Vie personnelle (habitudes de vie, situation familiale, etc.) Données bancaires Données de santé |
Quel est le fondement de la légitimité de nos traitements ?
Provexi s’appuie sur les bases légales suivantes afin de pouvoir traiter les données à caractère personnel : l’obligation légale, l’exécution contractuelle, le consentement et l’intérêt légitime.
A qui peuvent être communiquées vos Données à caractère personnel ?
Les données collectées sont destinées à Provexi.
Vos données sont susceptibles d’être transmises ou communiquées en fonction du traitement concerné :
| REGISTRE DES TRAITEMENTS | Destinataires |
| SERVICE DATA ET CLIENT | |
| Gestion de comptes clients |
Externe – Prestataires Externe – Visiteurs Interne – Service production Interne – Service commercial |
| Traitement de dossiers, suivi et pilotage |
Interne – Service production Interne – Service commercial |
| SERVICE SUPPORT – COMMERCIAL | |
| Prospection entrante | Interne – Service commercial |
| Contrats clients |
Interne – Service commercial Interne – Service DAF Externe – Avocats Interne – Direction Interne – Juriste Interne – Chargés de compte |
| Proposition commerciale |
Interne – Service commercial Interne – Service production Interne – Service DT Interne – Service DAF Interne – Direction |
| Gestion courante client (et leurs prestataires) |
Interne – Service commercial Interne – Service DAF Interne – Service DT Interne – Chargés de compte |
| Gestion visiteurs salon | Interne – Service commercial |
| Relations clients | Interne – Service commercial |
| SERVICE SUPPORT – RESSOURCES HUMAINES | |
| Recrutement du personnel |
Interne – Service RH Interne – Direction Interne – Manager |
| Constitution d’une CVthèque |
Interne – Service RH Interne – Direction |
| SERVICE SUPPORT – DAF | |
| Communication aux clients/fournisseurs |
Interne- Service DAF Interne – Direction Interne – Juridique Interne – Commercial Interne – Chargés de comptes et managers Production Interne – Service informatique Interne- Pole RSE |
| Gestion des évènements | Interne – tous services |
| Traitement du flux entrant | Interne – tous services |
Vos Données à caractère personnel peuvent-elles être transférées en dehors de l’Union Européenne ?
Provexi réalise l’ensemble des traitements de vos données à caractère personnel sur le territoire de l’Union Européenne (UE).
Pendant combien de temps vos Données à caractère personnel sont-elles conservées ?
La durée de conservation de vos Données à caractère personnel dépend du traitement effectué.
Provexi s’engage à ne pas conserver vos Données à caractère personnel au-delà de la durée nécessaire à la fourniture du service, et donc à votre utilisation du service, augmentée de la durée de conservation imposée par les règles applicables en matière de prescription légale.
Un tableau récapitulatif de l’ensemble des durées de conservation est actuellement en cours d’élaboration par Provexi. Il sera publié et accessible depuis ce paragraphe une fois finalisé.
Comment vos données à caractère personnel sont-elles protégées ?
Provexi s’engage à prendre toutes mesures afin d’assurer la sécurité et la confidentialité de vos Données à caractère personnel et notamment à empêcher qu’elles ne soient endommagées, effacées ou que des tiers non autorisés y aient accès.
Seules les personnes habilitées peuvent accéder aux données. Les éventuels personnels des sous-traitants sont toujours accompagnés et supervisés par un collaborateur de Provexi lorsqu’ils accèdent aux serveurs de données.
Nous améliorons sans cesse nos procédures de sécurité au fur et à mesure de l’évolution des technologies afin de maintenir un niveau de protection maximum. Notre personnel et celui de nos sous-traitants ayant accès aux données personnelles sont soumis contractuellement à une obligation de confidentialité.
Les mesures organisationnelles comprennent la limitation de l’accès aux données à caractère personnel aux seules personnes autorisées ayant un intérêt légitime à les connaître.
Par ailleurs, en cas d’incident de sécurité affectant vos Données à caractère personnel (destruction, perte, altération ou divulgation), Provexi assure respecter l’obligation de notification des violations de Données à caractère personnel, notamment auprès de la CNIL.
Quels sont vos droits sur vos Données à caractère personnel ?
Vous disposez à tout moment de la faculté d’exercer auprès de Provexi les droits prévus par la réglementation en vigueur applicable en matière de données à caractère personnel, sous réserve d’en remplir les conditions et selon le fondement du traitement des données concernées :
- Droit d’accès : vous pouvez avoir communication de vos Données à caractère personnel faisant l’objet d’un traitement par Provexi fondés sur votre consentement, l’exécution d’une mission de service public, une obligation légale, l’exécution de votre contrat ou l’intérêt légitime de Provexi ;
- Droit de rectification : vous pouvez mettre à jour vos Données à caractère personnel ou faire rectifier vos Données à caractère personnel traitées par Provexi fondés sur votre consentement, l’exécution d’une mission de service public, une obligation légale, l’exécution de votre contrat ou l’intérêt légitime de Provexi ;
- Droit d’opposition : vous pouvez exprimer votre souhait que vos Données à caractère personnel ne fassent plus l’objet d’un traitement dans le cas où le traitement est fondé sur votre consentement (vous retirez votre consentement) ou sur l’exécution contractuelle (clause de renonciation du contrat) ainsi que dans le cas d’un traitement réalisé dans l’intérêt légitime de Provexi. En revanche vous ne pouvez pas vous opposer à un traitement réalisé dans le cadre d’une obligation légale incombant à Provexi ou dans le cadre de l’exécution d’une mission de service public qui présente des motifs impérieux et légitimes prévalant sur vos droits et libertés ;
- Droit à l’effacement : vous pouvez demander la suppression de vos Données à caractère personnel, sous réserve de la durée de conservation légale, dans le cas où le traitement est fondé sur votre consentement (vous retirez votre consentement) ou sur l’exécution contractuelle (clause de renonciation du contrat) ainsi que dans le cas d’un traitement réalisé dans l’intérêt légitime de Provexi. En revanche vous ne pouvez pas demander l’effacement des données d’un traitement réalisé dans le cadre d’une obligation légale ou de la réalisation d’une mission de service public incombant à Provexi ;
- Droit à la limitation : vous pouvez demander la suspension du traitement de vos Données à caractère personnel fondés sur votre consentement, l’obligation légale, l’exécution contractuelle ou l’intérêt légitime de Provexi si vous avez une demande de rectification, d’effacement ou d’opposition en cours ou si vous estimez le traitement illicite mais que Provexi s’oppose à l’effacement de vos Données ;
- Droit à la portabilité : vous pouvez demander à Provexi de récupérer vos Données à caractère personnel afin d’en disposer uniquement si le traitement est fondé sur votre consentement ou l’exécution d’un contrat. Vous ne pouvez pas bénéficier du droit à la portabilité dans le cas où le traitement est réalisé dans le cadre d’une obligation légale, de l’exécution d’une mission de service public ou de l’intérêt légitime de Provexi.
Comment exercer vos droits sur vos données à caractère personnel ?
Lors du recueil de vos Données à caractère personnel, il vous est indiqué l’adresse (postale et/ou électronique) à laquelle envoyer votre demande d’exercice de vos droits dont nous vous joignons un modèle téléchargeable à la fin de la présente politique.
Toute demande qui n’est pas exercé dans un cadre qui permet de n’avoir aucun doute sur l’identité du demandeur doit être accompagnée de la copie d’un justificatif d’identité.
Provexi s’engage à répondre à vos demandes d’exercice de vos droits dans les meilleurs délais et au plus tard dans un délai d’un mois à compter de la réception de votre demande et dans la mesure où l’exercice de ces droits ne nuit pas à l’exécution du contrat ou au respect des obligations légales et réglementaires. Au besoin, ce délai pourrait être prolongé de deux mois en cas de complexité et/ou d’un nombre important de demandes.
Provexi conforme à ses obligations en matière de protection, la sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel des usagers et a désigné un Délégué à la Protection des Données.
Vous pouvez contacter notre Délégué à la Protection des Données de la manière suivante :
Pour Provexi :
- Adresse postale :
6 Rue Gustave Eiffel
10430 Rosières-près-Troyes
- Courrier électronique : dpo@provexi.fr
Par ailleurs, vous conservez la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la CNIL en adressant vos demandes sur le site : www.cnil.fr/fr.plaintes/internet
Pour obtenir le formulaire d’exercice de vos droits relatifs à vos données à caractère personnel, veuillez le télécharger ci-dessous :
